Organizar turnos en restaurante es tan importante como preparar un buen menú o tener el espacio ambientado según la marca. Su importancia radica en el impacto que tiene directamente en la rentabilidad, el rendimiento del personal y la experiencia del cliente. Un mal manejo puede generar sobrecargas de trabajo, rotación excesiva de empleados y una atención deficiente.

En RedBaRest sabemos la importancia de optimizar los horarios. En esta guía, te mostramos cómo organizar de manera eficiente los turnos y horarios de tu restaurante, para mejorar la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente. Apunta las estrategias prácticas, consejos útiles y herramientas que permitirán lograr una mayor rentabilidad.

¿Por qué la gestión de turnos es clave para el éxito de tu restaurante?

La gestión de turnos en un restaurante es una estrategia que impacta en la productividad del equipo, la calidad del servicio y en la rentabilidad del negocio. Un buen sistema puede ayudar a mantener el flujo de trabajo sin interrupciones, reducir los tiempos de espera y mejorar la experiencia del cliente.

Impacto en la eficiencia operativa y satisfacción del cliente

Imagina que vas a un restaurante y, al ser recibido por el anfitrión, te indican que debes esperar 30 minutos para ser atendido. La cocina está desbordada y no hay suficientes camareros para cubrir las mesas. En este caso, la eficiencia operativa no solo depende de tener el equipo adecuado, sino de tenerlo disponible en el momento preciso. 

Impacta en la experiencia del cliente la rapidez con la que se toma la orden, el tiempo de preparación de los platos y la amabilidad del servicio. No obstante, todos estos factores se ven influenciados por la planificación adecuada de los turnos. 

Si el horario está bien organizado, el personal puede estar disponible cuando el restaurante tiene más demanda. Además, los descansos estratégicos pueden garantizar que el personal no se sienta agotado durante los picos de alta demanda, lo cual mejora la moral y el servicio.

Consecuencias de una mala planificación de horarios

Así como la eficiencia operativa beneficia la satisfacción del cliente, una mala planificación trae consecuencias. Si hay demasiados empleados en un turno con baja demanda, estás perdiendo dinero innecesariamente. En caso de un personal limitado, el servicio será lento, los trabajadores estarán sobrecargados, y la calidad de la experiencia del cliente se verá comprometida. 

Además, una gestión inadecuada de los horarios puede generar frustración entre el personal, lo que se traduce en rotación de empleados, desmotivación y quejas por parte de los clientes.

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Estrategias efectivas para organizar turnos y horarios

Si vas a comprar un negocio de hostelería, debes conocer estrategias para mejorar la rentabilidad de un restaurante, considerando los horarios. Organizar turnos en restaurante permite anticiparse a imprevistos y mantener el equilibrio en la operación diaria.

Implementación de turnos rotativos y flexibles

Una forma eficaz de organizar los turnos es implementando horarios rotativos y flexibles. Para mantener la frescura, es posible asignar un sistema que permita que cada miembro del equipo trabaje en diferentes turnos (mañana, tarde, noche) en días diferentes. Esto ayuda a equilibrar la carga de trabajo, así como también da la oportunidad de descanso.

Además, tener turnos flexibles es una excelente manera de acomodar las necesidades del personal, lo que puede reducir el ausentismo y aumentar la satisfacción laboral. Según el tipo de restaurante, se puede habilitar la opción de que los empleados intercambien turnos en caso de imprevisto, siempre y cuando se cumpla con la cobertura adecuada.

Equilibrio entre carga de trabajo y disponibilidad del personal

Otra estrategia a considerar al organizar turnos en el restaurante es equilibrar la carga de trabajo y la disponibilidad del personal. Por ejemplo, algunos empleados pueden estar mejor preparados para trabajar durante las horas de mayor demanda, mientras que otros son más provechosos en turnos más tranquilos. Conocer esta información, puede ayudar a crear horarios que maximicen la productividad sin sobrecargar a nadie.

También, es importante considerar el número de horas que un empleado puede trabajar sin afectar su desempeño. Una jornada muy larga puede llevar a la fatiga, lo que disminuye la calidad del servicio. 

Uso de plantillas semanales o mensuales preestablecidas

Una plantilla de gestión restaurante puede ayudar a organizar los turnos y visualizar de forma rápida las necesidades de personal. Esto ayuda a reducir los errores humanos, facilita la planificación y, en caso de cambios inesperados, hace que el equipo pueda prepararse con antelación o hacer ajustes rápidos.

Con estas plantillas puedes identificar rápidamente si hay una sobrecarga de trabajo en determinados turnos, o si alguna área del restaurante podría beneficiarse de una mayor atención. Al hacerlo de forma proactiva, permite evitar que surjan problemas durante la jornada.

Sistemas de autoasignación o intercambio de turnos

La implementación de un software de gestión para restaurantes y la digitalización, permite hacer uso de sistemas de autoasignación o intercambio de turnos. Con un acceso personalizado, los empleados se hacen cargo de su programación, solicitando cambios de turno entre ellos con facilidad. 

Como se puede hacer sin necesidad de la intervención de un superior en cada ocasión, garantizará la satisfacción laboral y reducirá el ausentismo. Además, reduce el tiempo y los esfuerzos necesarios para gestionar manualmente cada solicitud, así como la carga administrativa.

Inclusión de descansos estratégicos durante el turno

Una de las mejores prácticas que se pueden hacer al organizar turnos en restaurantes es incluir un momento de descanso estratégico durante el turno. El encargado debe asegurarse de que el personal tenga momentos de descanso para recuperar energías. Esto permite un mejor desempeño y reduce el agotamiento del personal, evitando errores y mejorando la experiencia del cliente.

En un entorno tan exigente como un restaurante, los descansos son indispensables para la salud física del equipo y sirven como fuente de motivación. Además de mejorar la concentración, evita que el personal se sienta agotado durante los momentos de mayor actividad.

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Comunicación y transparencia en la gestión de horarios

Uno de los indicadores de eficiencia en restaurantes es la comunicación que se gestiona entre jefes y empleados. Al organizar los turnos, si el equipo no entiende bien su horario o si no hay un sistema claro para cambiarlo, pueden surgir malentendidos que afecten tanto la eficiencia como la motivación.

Herramientas para una comunicación efectiva con el equipo

Uno de los desafíos de organizar turnos en restaurantes, es mantener la comunicación abierta y la transparencia. El envío de notificaciones y mensajes con la información es complejo. Sin embargo, las herramientas tecnológicas facilitan esta labor, ya que con solo unos cuantos clics en la computadora o móvil, ya todo el equipo puede saber la información.

Algunas de las más usadas son:

• Zoom o Google Meet: Son ideales para dar feedback, discutir objetivos, problemas y logros, ya que permite reuniones virtuales. Todos pueden estar sin importar el área en el que se encuentran trabajando.
• Slack, WhatsApp o Telegram: Recomendadas para comunicación rápida y en tiempo real. En caso de un faltante o ajuste de último momento en el horario, es posible informar y asegurarse de que todos recibieron la información.
• Software especializado para la industria: Hay programas en los que se da acceso al equipo de trabajo para poder ver los horarios, hacer ajustes y obtener información. Incluso, permite gestionar desde el menú, los permisos y faltas no justificadas.

Fomento de un ambiente laboral colaborativo y flexible

En la gestión operativa de un restaurante, organizar los turnos y horarios de manera efectiva fomenta un ambiente laboral colaborativo y flexible. Para lograrlo, se pueden crear espacios donde puedan expresar sus ideas y preocupaciones, como por ejemplo reuniones breves antes del inicio del turno. Esto puede ayudar a alinear expectativas y reducir el estrés laboral.

Además, es posible plantear la posibilidad de que ellos mismos puedan influir en sus horarios mediante sistemas de autoasignación, promoviendo el compromiso y la responsabilidad. Por último, un equipo colaborativo y flexible se mantiene en su mejor forma cuando se siente valorado. Pequeñas acciones, como destacar logros individuales y grupales, refuerzan la moral.

Tecnología al servicio de la planificación de turnos

En la actualidad, es necesario hacer uso de la tecnología para la programación de turnos ya que permiten una gestión más eficiente del personal. Ahora, hay soluciones que optimizan la programación y mejoran la comunicación con el equipo, perfeccionando los horarios. Algunas de las tecnologías más recomendadas son:

• Plataformas como RedBaRest: Ofrecen soluciones especializadas para conocer candidatos disponibles para trabajar en hostelería en caso de tener poco personal. Además, suministra otras funciones que son necesarias en la hostelería.
• Software de gestión para restaurantes: Son programas, específicos para el sector de la hostelería, que cuenta con la sección de empleados en el menú. Desde allí, puedes observar el desempeño de los trabajadores, los horarios, faltas, entradas y salidas, entre otras funciones. 

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