Optimizar la gestión del restaurante en un entorno tan desafiante como el actual, puede ser un desafío, pero también una oportunidad. Cuando se realiza de forma eficiente, es posible incrementar la rentabilidad, disfrutar de una buena reputación y ofrecer una experiencia gastronómica fluida y positiva. Sin embargo, se requiere un enfoque proactivo que incluya las tareas empresariales tradicionales, tecnología y un plan de acción efectivo.

En RedBaRest, estamos para ayudarte a aumentar la rentabilidad de tu restaurante. En este artículo, conoce los errores más comunes al tratar de optimizar la gestión de restaurante, cómo realizar un diagnóstico preciso y aplicar estrategias para lograr resultados de forma sostenible. 

¿Por qué muchos restaurantes no son rentables (y cómo evitarlo)?

La gestión operativa de un restaurante no solo radica en un menú asombroso, sino también en la eficiencia, la consistencia y en una experiencia positiva para el cliente. Detrás de un servicio impecable hay una operación bien estructurada donde los miembros del equipo conocen sus funciones, la tecnología optimiza los flujos de trabajo y los recursos se utilizan de forma inteligente.

Algunos de los errores comunes que llevan a una mala gestión pueden ser:

Falta de visión estratégica y planificación

Muchos emprendedores abren un restaurante guiados por la pasión, pero sin un plan de acción estudiado. En otras palabras, subestiman la importancia de un modelo de negocio bien definido, precios estratégicos y una planificación financiera. Sin visión estratégica, se toman decisiones improvisadas, no se define un modelo de negocio rentable ni se establece un público objetivo concreto.

Para evitar este error, es necesario empezar con un plan de negocio realista, definiendo una propuesta de valor y proyectando los ingresos y gastos. En este proyecto, analiza la competencia, comprueba el capital, la publicidad y más. Se debe actualizar cada año y establecer objetivos a largo plazo.

Desconexión entre operaciones y rentabilidad

Si el restaurante vende mucho pero no gana dinero, es un síntoma claro de desconexión entre lo que pasa en la cocina y lo que ocurre en la caja. Puede que exista una mala gestión de los recursos, errores de contabilidad, una carta demasiado amplia, precios mal calculados, turnos poco eficientes o compras sin control. No basta con vender más, es necesario vender bien y controlar cada detalle del proceso.

Para no caer en esta situación, debes vincular cada operación diaria con el impacto en las finanzas y medirlo. Cada decisión operativa debe estar alineada con la rentabilidad para asegurar pagos de empleados, de impuestos y ganancias. Incluso, puede que necesites una aplicación experta en hostelería. 

Diagnóstico inicial: mide antes de cambiar

Si ya sabes que estás cometiendo errores en la gestión operativa de tu restaurante, es necesario aplicar los cambios. Sin embargo, antes debes hacer un diagnóstico que te permita entender lo que debes modificar. 

¿Estás ganando dinero realmente? Claves para medir tu rentabilidad

La rentabilidad de un restaurante no solo se mide en el número de ventas. Es necesario tener  claro cuánto cuesta abrir cada día y cuánto queda al finalizar la jornada. Para medir la rentabilidad puedes preguntarte:

¿Cuál es mi coste medio por plato? ¿Qué margen tengo por categoría? ¿Cuánto me cuesta cada camarero por hora y cuánto factura? ¿Cuál es el consumo promedio por cliente? ¿Cuánto es el ingreso promedio por mesa?

Saber la respuesta a cada pregunta y muchas más, te permitirá evaluar la rotación de mesa, de personal e incluso llevar un control de la materia prima. Este diagnóstico se realiza con frecuencia para evitar sorpresas.

Indicadores clave que todo restaurante debe controlar

Los indicadores de eficiencia en restaurantes, también conocidos como KPIs, incluyen una amplia gama de ítems que permiten saber si el restaurante es realmente eficiente y rentable. Dentro de los más destacados se pueden mencionar:

• Food cost y beverage cost: El porcentaje del precio de venta que representa el coste de los ingredientes.
• Ticket medio: Cuánto gasta en promedio cada cliente.
• Rotación de mesas: Cuántas veces se usa cada mesa por servicio.
• Productividad del personal: Ventas por hora trabajada.
• Top platos y bebidas: Permite saber cuál es el platillo que más se vende en el restaurante. 
• Gastos fijos y variables: Permite saber dónde puedes recortar o renegociar.
• Costo de materia prima: Impacto real de los ingredientes en el precio final.
• Tasa de desperdicio: Permite saber cuánto alimento se desperdicia.
• Costos asociados al servicio de domicilio: En caso de contar con servicio de envío.
• Retorno de la inversión: Permite conocer la verdadera ganancia. 

Las 5 palancas de gestión que marcan la diferencia

¿Necesitas atraer talento en el sector de la hostelería? ¿Quieres un negocio que marque la diferencia? Para aumentar la rentabilidad de un restaurante y optimizar la gestión, puedes hacer uso de las palancas de rentabilidad aplicadas al sector. Estas son:

Menú inteligente: vender mejor, no más

En el mundo de la hostelería, cada detalle cuenta. Por ello, no se trata de ofrecer 100 opciones, sino de diseñar un menú estratégico que impulse los platos más rentables y atractivos. Para lograrlo, considera lo siguiente:

• Elimina platos que no se venden o que tienen bajo margen. Destaca aquellos con mejor rentabilidad, uso de la ingeniería del menú.
• Usa la regla del 80/20. El 20% de los platos suelen representar el 80% de las ventas. Potencia esos platos, mejóralos y ponlos en el lugar destacado de la carta.
• Utiliza técnicas como la colocación visual de los platos más rentables, descripciones atractivas que conecten emocionalmente, y precios psicológicos. Además, recuerda que el mercado cambia, revisa el menú cada 3-6 meses.

Eficiencia operativa: reduce tiempos sin sacrificar calidad

Otra de las palancas de efectividad es la eficiencia operativa. Para lograrlo es necesario optimizar los procesos en cocina y sala, ya que los tiempos muertos, las esperas innecesarias y los procesos duplicados pueden acabar con la rentabilidad. Algunos consejos para lograrlo incluye:

• Estándares claros: Recetas con cantidades definidas, fichas técnicas, procesos repetibles. En este caso, si hay tareas que se pueden simplificar, hazlo sin sacrificar calidad. 
• Diseño funcional del espacio: La distancia entre cocina, barra y mesas puede ahorrar minutos y muchas molestias.
• Turnos optimizados: El personal debe ser el adecuado en el momento justo. 

Control de costes: pequeños ajustes, gran impacto

El margen de beneficio en hostelería en ocasiones es estrecho, por lo que un pequeño desvío del presupuesto puede afectar la rentabilidad y hacer pequeños ajustes deja un gran impacto. Para reducir costes sin afectar la calidad prueba considerar:

• Planifica el presupuesto y asigna recursos de manera eficaz.
• Supervisa los gastos y aplica medidas correctivas, si observas variaciones. 
• Compra por volumen o en grupo con otros negocios.
• Controla el desperdicio.
• Negocia con proveedores cada trimestre.
• A veces, bajar un 2% en el coste de materia prima puede representar miles de euros al año.
• Coste laboral ajustado. La productividad por hora trabajada es el mejor indicador.

Considera que no necesitas cortar gastos, necesitas darles dirección. Por ejemplo, un mínimo cambio en la porción servida puede significar ahorro sin afectar la percepción del cliente. 

Tecnología: automatiza sin perder el toque humano

Una de las estrategias para mejorar restaurantes es el uso de la tecnología. Por ejemplo, puedes revisar los candidatos disponibles para trabajar en hostelería en una aplicación o web y reducir considerablemente el tiempo invertido en la convocatoria y selección inicial. Además, la digitalización en restaurantes incluye mejoras en:

• Software de gestión para controlar inventarios y ventas, hacer seguimiento en tiempo real, alertas de stock bajo, entre otras funciones.
• Sistemas de reservas automáticos.
• TPV con analítica integrada con cocina, almacén y contabilidad.
• Apps para fichar turnos o gestionar tareas del personal en lo que respecta a los turnos, ausencias, productividad, vacaciones y más. 
• Plataformas con integración directa para pedidos y pagos en caso de ventas en línea. 

Experiencia del cliente: el verdadero motor de tu reputación

Uno de los indicadores de eficiencia en restaurantes es la experiencia del cliente, el cual debe ser positiva y realmente buena. Un cliente satisfecho vuelve y te recomienda, pero eso no se consigue solo con buena comida. Para lograrlo, es necesario:

• Capacitar al equipo en atención personalizada: Hospitalidad genuina, lenguaje corporal, resolución de conflictos.
• Cuidar los detalles como tiempo de espera razonable, atención amable, pero no invasiva, y ambiente coherente con la marca.
• Practicar la escucha activa: Comentarios en persona, reseñas online, encuestas breves.

Tu hoja de ruta para una gestión más rentable 

El sector de la hostelería se actualiza con frecuencia, por lo que optimizar la gestión de tu restaurante debe ser un proceso continuo. Para que sea efectivo, puedes contar con los consejos que se dan en RedBaRest, proveedores para hostelería, y la información que arroja el estudio de tu empresa. 

Plan de acción 

Un plan de acción incluye lo que se conoce como plan de negocios, en donde se establece todo lo necesario para ejecutar el emprendimiento. Si estás pensando en comenzar en este sector o deseas optimizar la gestión de tu restaurante, considera incluir lo siguiente:

• Haz un diagnóstico. Revisa los indicadores clave y analiza los números. Por ejemplo: ¿Cuál es tu coste de materia prima? ¿Cuánto personal necesitas?
• Ajusta el menú. Simplifica, destaca y mejora márgenes. Promueve los productos más rentables e implementa tecnologías. 
• Optimiza los costes: Identifica fugas de dinero, asignación de recursos, personal productivo y más.
• Digitaliza procesos: La implementación de tecnología, ahorra tiempo y mejora control de pagos, de inventarios y más. Incluso, publica tu oferta de empleo y recibe ofertas en línea o por medio de una app.
• Capacita al equipo ya que ellos son los aliados para llevar a cabo el proyecto y cuida la experiencia del cliente para crecer en poco tiempo.

Herramientas recomendadas (gratuitas y de pago)

Si necesitas herramientas para optimizar la gestión de tu restaurante, puedes hacer uso de un software de gestión para restaurantes especializado. También, puedes hacer uso de:

• RedBaRest: Ideal para encontrar proveedores, personal y productos usados a buen precio.
• Google Sheets o Excel: Herramienta de Google para hacer las métricas básicas.
• TheFork Manager: Es una app que permite activar la función de reservas y pedidos.
• Gloria Food: Es un sistema de TPV para restaurantes que permite automatizar las funciones.

¿Necesitas ayuda para optimizar la gestión de tu restaurante y aumentar la rentabilidad?  En RedBaRest accede a recursos pensados para dueños y encargados de negocios para que crezcas con inteligencia. 

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